Trước khi thuế xuống kiểm tra, cần chuẩn bị gì? Quy trình 7 ngày, lưu lại nếu cần

QUY TRÌNH 7 NGÀY CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI ĐOÀN THUẾ XUỐNG

(Checklist thực chiến cho kế toán mới)

MỤC TIÊU 7 NGÀY

Sau 7 ngày phải đạt được:

• Hồ sơ đầy đủ
• Số liệu khớp
• Có file giải trình
• Có người phụ trách từng mảng
• Hạn chế tối đa truy thu – phạt

NGÀY 1 – ĐỌC QUYẾT ĐỊNH & LẬP KẾ HOẠCH

1. Đọc kỹ quyết định thanh tra kiểm tra

Kiểm tra:

• Thời kỳ thanh tra
• Các sắc thuế:
  • GTGT
  • TNDN
  • TNCN
  • Hóa đơn
• Nội dung trọng tâm
• Thời gian bắt đầu

Ghi chú ngay:

• Năm rủi ro
• Kỳ lỗ
• Kỳ hoàn thuế
• Kỳ doanh thu tăng/giảm mạnh

2. Lập team phụ trách

Phân công người phụ trách theo từng mảng:

• Hóa đơn
• Ngân hàng
• Lương
• Kho
• Công nợ
• Hồ sơ pháp lý

⚠️ Không để 1 người ôm hết.

3. Backup dữ liệu ngay

Backup:

• Data phần mềm kế toán
• Excel
• Hóa đơn điện tử
• Token
• Sổ phụ
• Scan hồ sơ

📌 Lưu ở:

• Ổ cứng
• Cloud
• USB riêng

NGÀY 2 – RÀ SOÁT TỜ KHAI & BCTC

1. Đối chiếu số liệu lớn

Phải khớp:

2. Rà các chỉ tiêu “bị soi”

Các khoản rủi ro:

• Lỗ nhiều năm
• VAT âm kéo dài
• Doanh thu thấp bất thường
• Chi phí tăng mạnh
• Tiền mặt lớn
• Công nợ treo lâu

3. In bảng tổng hợp

Nên có:

• Tổng hợp doanh thu theo tháng
• VAT đầu ra đầu vào
• Tỷ lệ lãi gộp
• Chi phí lớn
• Công nợ lớn

📌 Đoàn thường hỏi ngay các file này đầu tiên.

NGÀY 3 – RÀ HÓA ĐƠN ĐẦU RA

1. Kiểm tra doanh thu

So:

• Hóa đơn
• Hợp đồng
• Nghiệm thu
• Phiếu xuất
• Sao kê

2. Kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn

⚠️ Đây là lỗi bị phạt rất nhiều.

Sai thường gặp:

• Thu tiền rồi chưa xuất
• Giao hàng trước mới xuất sau
• Nghiệm thu xong chưa xuất

Hóa đơn điện tử hiện áp dụng theo:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3. Kiểm tra thuế suất

Soát:

• 0%
• 5%
• 8%
• 10%

⚠️ Đặc biệt:

Hàng được giảm VAT 8% phải đúng đối tượng theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

NGÀY 4 – RÀ HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO

1. Kiểm tra tính hợp lệ

Phải có:

• Hóa đơn
• Hợp đồng
• Biên bản
• Phiếu nhập
• Chứng từ thanh toán

2. Soát thanh toán không dùng tiền mặt

📌 Cập nhật thực tế 2026:

Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ.

Kiểm tra:

• Chuyển khoản đúng tên
• Đúng tài khoản
• Nội dung rõ ràng

Rủi ro:

• CK cá nhân
• Rút tiền rồi nộp lại
• Chia nhỏ hóa đơn

3. Soát hóa đơn rủi ro

Kiểm tra NCC:

• Có hoạt động thật không
• MST còn hoạt động không
• Ngành nghề phù hợp không

⚠️ Nếu có nghi ngờ:
➡️ Chuẩn bị giải trình sớm.

NGÀY 5 – LƯƠNG – BHXH – TNCN

1. Rà hồ sơ lao động

Chuẩn bị:

• HĐLĐ
• CCCD
• MST
• Hồ sơ BHXH
• Quy chế lương
• Bảng công
• Bảng lương

2. Kiểm tra

• Lương cao bất thường
• Không đóng BHXH
• Nhân sự ảo
• Trả lương tiền mặt

3. Soát thuế TNCN

Kiểm tra:

• Đăng ký MST
• Người phụ thuộc
• Khấu trừ đúng
• Quyết toán đúng

📌 Thu nhập chịu thuế TNCN thực hiện theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15.

NGÀY 6 – KHO – TSCĐ – NGÂN HÀNG

1. Kiểm tra kho

So:

• Thẻ kho
• Phiếu nhập xuất
• Sổ kho
• Giá vốn

⚠️ Cực kỳ nguy hiểm:

• Âm kho
• Tồn kho ảo

2. Kiểm tra TSCĐ

Hồ sơ cần:

• Hóa đơn
• Hợp đồng
• Bàn giao
• Quyết định sử dụng
• Khấu hao

Thuế rất hay loại:

• Xe cá nhân
• Nhà cá nhân
• TSCĐ không dùng SXKD

3. Rà ngân hàng

So:

• Sổ phụ
• UNC
• Sổ kế toán

Soi mạnh:

• TK cá nhân nhận tiền
• Chuyển khoản lòng vòng
• Thu hộ chi hộ

NGÀY 7 – DIỄN TẬP TIẾP ĐOÀN

1. Chuẩn bị phòng làm việc

Có:

• Máy in
• Wifi
• Bàn riêng
• Hồ sơ phân loại
• USB scan

2. Chuẩn bị checklist bàn giao

Khi giao hồ sơ:

• Có ký nhận
• Có ngày giờ
• Có người giao nhận

⚠️ Không giao miệng.

3. Chuẩn bị file giải trình mẫu

Các vấn đề hay bị hỏi:

• Vì sao lỗ?
• Vì sao VAT âm?
• Vì sao doanh thu giảm?
• Vì sao chi phí tăng?
• Vì sao tồn kho lớn?

📌 Nên viết trước 1 file Word giải trình.

NHỮNG ĐIỀU TUYỆT ĐỐI KHÔNG LÀM

• Không sửa data khi đoàn đã công bố quyết định
• Không hủy chứng từ
• Không giải trình cảm tính
• Không đưa hồ sơ dư
• Không tranh cãi cảm xúc

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC VỚI ĐOÀN THUẾ

1. Trả lời ngắn – đúng câu hỏi

Không kể lan man.

2. Không chắc → xin rà lại

📌 Câu chuẩn:

“Em xin rà hồ sơ và phản hồi lại đoàn bằng văn bản.”

3. Mọi giải trình nên bằng email/văn bản

Để tránh:

• Hiểu sai
• Nhớ sai
• Quy trách nhiệm

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Quản lý thuế:

• Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15

Hóa đơn:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Thuế GTGT:

• Luật GTGT 48/2024/QH15
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Kế toán:

• Thông tư 99/2025/TT-BTC

Nguyên tắc thanh tra:

• Nghị quyết 198/2025/QH15

KINH NGHIỆM THỰC CHIẾN

Đoàn thuế thường đánh giá doanh nghiệp qua 3 thứ:

• Tính hợp lý hồ sơ
• Tính logic dòng tiền
• Khả năng giải trình